Hur anställer jag en personlig assistent?
Detta hjälper dig att avgöra var din tid går och vad du kan delegera till en personlig assistent.
En personlig assistent är inte bara för kändisar och rika entreprenörer längre. Vem som helst kan dra nytta av att anställa en personlig assistent för att ta över några av sina dagliga uppgifter. Detta kan hjälpa till att minska stress och ge dig mer tid för de projekt du verkligen vill fokusera på. Börja med att identifiera vad du behöver från en personlig assistent. Titta sedan på lokala ärendstjänster eller lägg upp din egen jobbannons för att hitta rätt person för jobbet.
Del 1 av 3: ta reda på vad du ska delegera
- 1Gör en lista över alla uppgifter du gör varje dag under en vecka. Detta hjälper dig att avgöra var din tid går och vad du kan delegera till en personlig assistent. Inkludera varje uppgift du gör på listan, stora som små, och hur mycket tid du spenderar på varje uppgift. Du kan också lägga till objekt i listan som du ville uppnå, men som du inte lyckades göra. Använd ett förkortat formulär för att lista vad uppgiften var och den tid du spenderade på den.
- Om du till exempel spenderar en timmes inlägg på sociala medier för att marknadsföra ditt företag kan du lista det som "Sociala inlägg-1 timme."
- Eller, om du vill organisera din garderob, förnya registreringen för din bil eller jämföra priser på kontorsmöbler, lägg till dessa artiklar i din lista. Du kan ge en uppskattning av hur lång tid dessa uppgifter kan ta om du är osäker.
- 2Markera uppgifter som kan delegeras till någon annan. När du har listat över allt du gjorde på en vecka, läs igenom den och markera objekt som du kan delegera till någon annan. Dessa kan inkludera enkla ärenden, kontorsuppgifter eller andra saker som du tycker absorberar för mycket av din tid.
- En bra tumregel för att avgöra om du kan delegera något är att om du inte skulle betala någon annan din timlön för att göra det, kan det vara bättre att delegera det.
- 3Överväg om uppgifterna måste utföras personligen. När du har gått igenom listan och identifierat vad som kan delegeras bestämmer du om personen som utför uppgifterna måste vara fysiskt närvarande för att utföra dem eller om du kan arbeta med en virtuell assistent. Virtuella assistenter arbetar på distans, och detta är ofta mer kostnadseffektivt eftersom du inte behöver oroa dig för att ge dem ett kontor för att slutföra sitt arbete.
- Till exempel, om huvuddelen av arbetet du behöver hjälp med kan hanteras online, till exempel datainmatning, uppladdning av foton till din blogg eller köp av artiklar online, kan du överväga att anställa en virtuell assistent.
Om du har hittat någon som du vill arbeta som din personliga assistent, ge dem ett jobbbjudande. - 4Bestäm hur mycket du har råd att betala någon. När du väl har valt vad du vill delegera och ungefär hur mycket tid det tar för personen, överväga vad du är villig och kan betala någon. Tänk på att mer erfarna personliga assistenter vanligtvis tar ut mer för sina tjänster, och priset kan variera beroende på vilken typ av uppgifter eller ärenden du kommer att anställa någon att göra.
- Att till exempel hyra någon som kör enkla ärenden, som att plocka upp kemtvätt, handla mat och få oljan bytt i din bil kan kosta cirka 15€ per timme.
- Å andra sidan, om du behöver någon för att utföra skickliga uppgifter, som att transkribera anteckningar, posta på sociala medier för att marknadsföra ditt företag eller kontakta kunder för att bekräfta möten, kan du behöva betala någon upp till 22€ i timmen.
Tips: Om du letar efter en personlig personlig assistent och du kan anställa någon som arbetar virtuellt kan du kanske hitta någon för så lite som 5,20€ per timme. Men kom ihåg att de kan vara begränsade i vilka typer av uppgifter de kan göra och att kvaliteten på deras arbete sannolikt inte är lika hög som någon som tar ut 37€ per timme.
Del 2 av 3: hitta den bästa personen för jobbet
- 1Fråga med ett ärendstjänst för hjälp med dagliga uppgifter. Erendtjänster ger hjälp med enkla dagliga uppgifter, vilket kan hjälpa dig att spara tid. Om du vill anställa någon lokal för att hjälpa dig med saker som att shoppa, hämta recept och kemtvätt eller till och med ta din hund till veterinären för en kontroll, kolla för att se vilka ärenden som finns i ditt område. Ring för att fråga om deras priser och de tjänster de erbjuder för att se om detta är ett bra alternativ för dina behov.
- Till exempel, om du letar efter någon som tar över dina ärenden en gång i veckan och du förväntar dig att ärendena tar cirka 4 timmar, låt dem veta detta och fråga hur mycket de skulle ta betalt för sina tjänster.
Tips: Om det inte finns några ärendstjänster i ditt område kan du kanske hitta en personlig assistent via dina lokala annonser. Du kan också överväga att be vänner om rekommendationer.
- 2Lägg upp en annons för den personliga assistentpositionen. Skriv en grundlig arbetsbeskrivning som innehåller alla ansvarsområden för jobbet och den lägsta kvalifikationsnivå du söker. Det är dock bäst att hålla annonsen kort, kortfattad och enkel. Var så specifik som möjligt om dina behov och vilken typ av arbetare du söker. Lägg upp annonsen på jobbwebbplatser, i din lokala tidning eller på klassificerade webbplatser online.
- Se till att lista upp specifika uppgifter eller ansvarsområden som jobbet kommer att innebära tillsammans med eventuella speciella licenser eller certifikat som den sökande måste övervägas, till exempel ett körkort.
- Du kan få bättre resultat om du tar med en särskild instruktion i jobbannonsen för att avgöra om kandidaterna är detaljorienterade. Prova att inkludera något liknande detta, "När du skickar in ditt CV, skriv" Ansökan om personlig assistent "i e-postens ämnesrad."
- 3Begränsa kandidaterna baserat på deras erfarenhet och färdigheter. Påminn dig själv om de uppgifter som din personliga assistent kommer att behöva utföra och använd detta för att hjälpa dig att begränsa dina val till 2-3 kandidater. Detta gör det mycket lättare att välja någon än att intervjua varje person som ansöker om jobbet.
- Om du till exempel letar efter någon som kan transkribera anteckningar åt dig, kan du fokusera på kandidater som kan skriva mer än 65 ord per minut eller de som har erfarenhet av transkription.
- Om du letar efter någon som kan köra ärenden åt dig, kan du välja kandidater som har egen transport eller de som har erfarenhet av att köra ärenden för andra människor.
- 4Ställ intervjufrågor som avslöjar personens egenskaper. När du har begränsat kandidaterna till din topp 2 till 3, ring dem för att skapa intervjuer. Du kan ställa in en telefonintervju eller personlig intervju. Du kan till och med överväga att börja med telefonintervjuer för dina 2-3 bästa val och sedan intervjua ditt toppval personligen. Välj frågor för att avgöra om de kommer att kunna hantera de uppgifter du behöver för att de ska slutföra i rätt tid.
- Om du till exempel anställer någon för att transkribera ljudfiler som du ger dem till skrivna anteckningar, fråga dem om tidigare transkriptionsarbete de har gjort.
- Om du anställer någon för att göra ärenden åt dig, fråga dem hur länge de brukar spendera på uppgifter som att shoppa.
Be din nya personliga assistent att utföra de uppgifter du behöver för dem att göra på ett direkt, professionellt sätt snarare än att fråga dem. - 5Kör en bakgrundskontroll om personen kommer att ha tillgång till din ekonomi. Om du hittar någon som du tror att du vill anställa kanske du vill köra en bakgrundskontroll av dem först. Detta kan vara fördelaktigt om personen har tillgång till ditt hem eller din ekonomi. Du kan genomföra en kriminell bakgrundskontroll av någon genom din stat eller lokala polisstation, eller köpa en fullständig bakgrundskontroll som också kommer att innehålla saker som personens körförteckning och kredithistorik.
- Ett annat alternativ är att be personen skaffa och tillhandahålla dessa dokument till dig, till exempel körförteckning, kreditupplysning eller kriminellt register.
- 6Kontrollera sökandens referenser för att få reda på deras arbetshistorik. Tillsammans med en bakgrundskontroll, ring personens referenser för att säkerställa att de har den erfarenhet och de färdigheter som de påstår sig ha. Fråga om personens arbetsmoral, effektivitet och uppförande när du kallar deras referenser.
- Du kan till exempel fråga, "Hur skulle du beskriva Charlies arbetsmoral?" eller "Gick Sandra bra med sina kollegor?"
- 7Erbjud någon jobbet när du hittar rätt kandidat. Om du har hittat någon som du vill arbeta som din personliga assistent, ge dem ett jobbbjudande. Var noga med att vara tydlig med detaljerna i jobbet, såsom lönegrad, startdatum, schema och ansvar. Om personen säger att de behöver tid att överväga erbjudandet, låt dem veta när du behöver svar.
- Var noga med att tacka alla kandidater som du inte slutade anställa. Du kan också be om att behålla deras information om du har en ny öppning i framtiden.
Del 3 av 3: Arbeta med din personliga assistent
- 1Skapa ett anställningsavtal för personen att underteckna. Det är viktigt att beskriva dina förväntningar på personen i ditt anställningsavtal och få personen att läsa och underteckna det innan de börjar arbeta för dig. Detta kommer att säkerställa att de är medvetna om vad som förväntas av dem. Några saker att detaljer i detta kontrakt inkluderar:
- Ansvar
- Arbetsschema, sen försäkring och lediga dagar
- Specifikationer för att respektera din integritet
- Lön och förmåner
- Regler om rökning, äta, dricka alkohol och språk på jobbet
- Oavsett om personen får använda dina personliga föremål, till exempel din telefon
- 2Starta en personalmapp för den person du anlitade. När du har slutfört anställningsförfarandet placerar du alla dokument som du samlat in eller skapat i en personalmapp. Det är här du organiserar allt som rör din nya medarbetare. Några saker att placera i filen inkluderar:
- Arbetsbeskrivning
- Ansökan, CV och personligt brev
- Bakgrundskontroll
- Referenser
- Kopia av det undertecknade anställningsavtalet
- Regerings- och skatteformer
- Arbetarinformation, såsom adress, telefonnummer och nödkontakter
Påminn dig själv om de uppgifter som din personliga assistent kommer att behöva utföra och använd detta för att hjälpa dig att begränsa dina val till 2-3 kandidater. - 3Överväg att använda en skatteförmedlare för att hantera ekonomi. Om du inte vill ta itu med att betala din personalassistent själv kan du överväga att ingå avtal med en skatteförmedlare. Detta är en separat enhet, till exempel en arbetsförmedling som hanterar betalningar, skatteformulär och andra juridiska aspekter av anställningen för dig. Du kommer att överföra pengar till ett konto för att betala den person du anställer och de kommer att göra betalningar till personen som du instruerar dem. En skatteförmedlare kan också hantera saker som:
- Verifiera anställningsberättigande
- Källskatt
- Inköpsansvarsförsäkring
- Följ arbetslagar
- Upprättande av anställningsavtal
- Skapa en månatlig ekonomisk rapport
- 4Träna din anställd att utföra de uppgifter du behöver för dem. Be din nya personliga assistent att göra de uppgifter du behöver för dem att göra på ett direkt, professionellt sätt snarare än att fråga dem. Detta hjälper dig att etablera dig som chef och göra dina förväntningar tydliga. Även om du fortfarande bör respektera din medarbetares bakgrund, religion eller andra skillnader, är det också viktigt att rätta till dem om de gör ett misstag eller gör något otillfredsställande. Förklara för dem hur det misstaget påverkar dig för att hjälpa dem att förstå varför det är viktigt att göra det ordentligt.
- Om din personliga assistent till exempel kommer sent för att hämta din kemtvätt kan du säga något som: "Du är 15 minuter försenad, vilket kommer att göra mig 15 minuter försenad. Jag behöver att du kommer fram i tid eller tidigt när du är schemalagda. "
Tips: Fortsätt att ge din nya personliga assistent feedback om deras prestationer och gör dina förväntningar tydliga. Det kan ta några veckor för dem att anpassa sig till sin nya position och utveckla ett system för att hantera sina uppgifter.
Läs också: Hur säljer jag smörgåsar kommersiellt?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
