Hur kan jag undvika stämningsansökningar?

Undersök potentiella medarbetares bakgrund. När du utvärderar potentiella anställda är det viktigt att du noggrant utvärderar personens arbetshistorik för att avgöra om han eller hon har varit en problemanställd för tidigare arbetsgivare. Ett sätt att utvärdera en anställds tidigare prestationer är att kontrollera hans eller hennes referenser. Vissa tidigare arbetsgivare kommer endast att verifiera anställningen men andra kommer att ge positiva rekommendationer för bra anställda. Du bör också intervjua alla potentiella anställda och fråga varför han eller hon lämnade sina tidigare befattningar. Den erbjudna anledningen kan ge dig viss inblick i personens arbetshistoria och förmåga att lyckas i ditt företag.

Frågeluckor i ett cv. En potentiell röd flagga när man intervjuar en blivande anställd är luckor i personens CV eller många befattningar som bara innehas under en kort tid. Om personen inte har arbetat länge eller bytt jobb ofta är det viktigt för dig att diskutera detta i anställningsintervjun. Om den potentiella medarbetaren inte ger dig goda skäl för anställningsbrister eller för att byta jobb ofta, kanske du vill anställa någon annan.

Förklara medarbetarhandboken. Under din första intervju med en blivande anställd bör du tydligt beskriva förväntningarna på anställningen som anges i din anställds handbok. Under den anställdes första dag ska den anställde få en kopia av anställdens handbok och han eller hon bör underteckna ett bekräftelse om att handboken mottogs. Din personalpersonal eller arbetstagarens handledare ska förklara policyerna och procedurerna och be den anställde att meddela dem om de har några frågor efter att ha granskat materialet.

Undvik att ge löften om den anställdas framtid med företaget. Ett misstag som arbetsgivaren gör och som de senare stämmas med är att ge löften som arbetsgivaren inte tänker hålla eller inte kan hålla. Om du till exempel erbjuder en anställd en anställning och anger att det här är en långvarig befattning så att den anställde lämnar sitt nuvarande jobb för ditt företag kan du skapa ett underförstått kontrakt. Om du senare avskedar den anställda efter endast en kort tidsperiod kan den anställde ha ett ärende för brott mot ett underförstått avtal.

• En arbetsgivare kan vara optimistisk om en persons framtid med företaget. En arbetsgivare bör dock vara försiktig med att inte göra uttalanden som innebär ett definitivt åtagande för långvarig anställning, till exempel "Vi vill att du ska gå i pension hos det här företaget."
• Undvik löften om framtiden, inklusive löften om potentiell ersättning och sysselsättning.

Utbild ledare och handledare om juridiskt ansvar och bästa praxis. Oavsett företagets storlek bör du låta alla dina chefer delta i utbildning mot diskriminering. Detta säkerställer att dina chefer är medvetna om sitt juridiska ansvar, kan känna igen diskriminerande beteende och låter dig hålla dina chefer och handledare ansvariga för deras beteende. För att få en produktiv arbetsplats kan det dessutom vara till nytta för ditt företag att få dina chefer utbildade i effektiva anställdsrelationer.

• Anställdas utbildning för bästa praxis kan inkludera hur man dokumenterar prestanda, ger effektiv och effektiv feedback, hur man granskar anställda för deras prestationer snarare än deras individuella egenskaper och andra ledningstekniker.
• Ledarutbildningen bör också innehålla en översikt över arbetsrätt, diskrimineringslagstiftning och lag relaterad till personer med funktionsnedsättning. Genom att utbilda chefer om deras juridiska ansvar minskar du sannolikheten för en anställds stämning.

Institutet mot diskriminering. Det är viktigt att chefer inte bara får instruktioner om deras juridiska ansvar utan också att ditt företag antar policyer och förfaranden relaterade till diskriminering och trakasserier. Det bör finnas en tydlig väg för en anställd att rapportera trakasserier eller diskriminering av en annan anställd eller en chef. Se till att din policy anger procedurer för en anställd att rapportera sin handledare för olämpligt eller olagligt beteende.

Instruera chefer om hur man dokumenterar anställdas resultat. Det är viktigt att handläggare och handledare dokumenterar anställdas prestationer och disciplinåtgärder konsekvent och enhetligt för alla anställda. Som en del av ledarskapsutbildningen bör de instrueras om hur de ska slutföra utvärderingar av anställda och att all dålig prestation ska dokumenteras. Chefer måste förstå att om de ska skriva upp en person för specifikt beteende måste de skriva upp alla som deltar i det beteendet. Om företaget har en praxis att ge en muntlig varning före en skriftlig varning måste chefer konsekvent följa företagets policy.

Ämneschefer och handledare till årliga granskningar Företagare eller andra bör granska chefens resultat och utvärdera de prestationsgranskningar som chefen gav för konsekvens, rättvisa och laglighet. Om många anställda vägrar att underteckna sina prestationsgranskningar eller utmanar en chefs utvärdering av sitt arbete är det viktigt för dig att avgöra om chefen framgångsrikt utför sina uppgifter och på lämpligt sätt följer företagets policyer och rutiner.

Bekräfta misstag. Om dina policyer är felaktiga eller om dina chefer inte följer policyn på lämpligt sätt är det viktigt för företaget att erkänna och åtgärda eventuella misstag. Detta kan inkludera omskrivning av policyer och procedurer eller disciplinering av en ineffektiv eller olämplig chef. Det är viktigt att hantera konsekvenserna av misstagen rättvist och behandla dina anställda med respekt.

Ge ärlig och direkt feedback. Alla företag bör ha en regelbunden granskningsprocess för sina anställda. Under denna process är det mycket viktigt att chefer ger ärlig feedback om hur medarbetaren utför sitt jobb. Om du ger en anställd en dålig prestationsgranskning bör du tala i specifika termer och förklara på vilket sätt personen inte uppfyllde arbetskraven. Du bör också ge medarbetaren konkreta exempel på hur han eller hon kan förbättra sin prestation.

• Du bedömer inte en person utifrån hans eller hennes personlighet utan snarare hur arbetstagaren utför de viktigaste uppgifterna i jobbet.
• På samma sätt, när man ger beröm för ett väl utfört jobb, bör det beröm baseras på prestanda inte på icke-jobbrelaterade egenskaper som ålder.
• Om du konsekvent ger ärlig feedback om din anställds prestationer, bör en anställd inte bli förvånad om du efter ett antal dåliga prestationsgranskningar fattar ett beslut att avsluta ditt anställningsförhållande.

Behandla dina anställda konsekvent. Om du belönar en anställd för bra resultat med en kontantbonus eller tilldelning för ledig tid, ge inte samma fördelar till dåligt anställda. Medan vissa företagare känner sig dåligt om att hålla tillbaka bonusar eller ge mindre höjningar, kan en underpresterande anställd använda dina utmärkelser som bevis mot en uppsägning baserat på dålig prestation.

Behandla dina anställda med respekt. Det är viktigt att respektera att din anställd har privatliv och att en anställd har rätt till sin integritet. Du bör vara så tillmötesgående som möjligt för familjen nödsituationer eller personliga skyldigheter. Detta kan minska sannolikheten för att en anställd väcker talan mot ditt företag.

• Även om det kan överraska dig, kan detta enkla steg ofta eliminera eller avsevärt minska dina chanser att bli stämda. De flesta anställningsärenden väcks inte enbart på grund av diskriminering eller något annat rättsligt krav, utan för att chefen misshandlar en anställd. Chefer som inte respekterar sina anställda blir stämda oftare. Även om en chef inte gör något fel och rättegången kastas ut, driver dessa fall upp de juridiska kostnaderna för en organisation. Människor vill inte stämma individer som de gillar och respekterar.

Var rättvis. Det kan hända att du måste säga upp ett antal anställda på grund av nedskärningar, men om du har upprätthållit en positiv och rättvis arbetsplats kan det vara mindre troligt att anställda väcker talan. För att behandla anställda rättvist bör du följa företagets policyer och rutiner, behandla anställda konsekvent, vara ärlig under prestationsgranskningar och svara medarbetarens frågor uppriktigt. När det gäller disciplinförfaranden är det mycket viktigt att du hanterar frågor konsekvent så att en anställd inte känner att han eller hon har utpekats.

Upprätta en klagomålsprocess. Det är viktigt att du skapar en tydlig metod för att göra klagomål så att de anställda inte är rädda för vedergällning från arbetsledare eller kollegor. Du bör också ha ett sätt för anställda att ifrågasätta sina prestationsutvärderingar eller disciplinära åtgärder, om de tycker att handlingarna var orättvisa.

• Du kan ha både en informell process och en formell process för klagomål. En informell process kan vara att den anställde muntligen rapporterar sin klagomål till en handledare och en formell process kan innehålla ett skriftligt uttalande eller annan dokumentation av klagomålet.

Kommunicera med dina anställda. Arbetsgivare bör både lyssna på sina anställdas klagomål och idéer och hålla medarbetarna informerade om frågor som kan påverka hans eller hennes jobb. Genom att ha öppenhet och en öppen dialog mellan arbetsgivare och anställda minimerar du sannolikheten för missförstånd som kan leda till rättegång.

Ta itu med klagomål när de uppstår. Om en anställd tar upp ett klagomål bör du undersöka klagomålet omedelbart och säga till exempel att en nyckelmedarbetare inte är på kontoret, förklara för den rapporterande medarbetaren varför det finns en försening och när utredningen kommer att ske.

Följ lagen. Som arbetsgivare är det viktigt att du utbildar dig själv och dina chefer om anställningsrelaterad lag, diskriminering och trakasserier. Genom att få utbildning om lagen, skriva en effektiv handbok för anställda, skapa en atmosfär av inkludering och svara på alla påståenden om trakasserier eller diskriminering kan du skydda dig mot rättegångar.

• Du kan behöva tillhandahålla boende för personer med funktionsnedsättning.
• Du kan inte säga upp anställda för handlingar relaterade till allmän ordning, såsom att tjänstgöra i en jury, vägrar att bedriva prisfastställande eller som vedergällning för arbetstagarens ersättningskrav.
• Diskriminera inte anställda på grund av ras, kön, ålder, sexuell läggning eller nationellt ursprung.
• Delta inte i eller tillåt inte någon typ av trakasserier i ditt företag.

Dokumentera prestandaproblem när de uppstår. Som diskuterats ovan bör du regelbundet utvärdera alla dina anställdas prestationer. Om du har en ständigt underpresterande anställd måste du dokumentera hans eller hennes prestationer, diskutera prestationen med den anställde, ge konkreta sätt att förbättra och förklara konsekvenserna av att den anställde inte uppfyller förväntningarna. Genom att dokumentera den anställdas dåliga prestanda när den inträffar har du meddelat medarbetaren om företagets förväntningar och möjligheten att förbättra sitt arbete.

Avsluta anställningsförhållandet noggrant. Om du bestämmer dig för att säga upp en anställd för dålig prestation vill du göra det personligen och med försiktighet. Du bör ringa dem till ditt kontor och tydligt ange att de avslutas och förklara varför. En anställd som verkar förvånad över det faktum att de får sparken är mer benägna att stämma.

• Om du avskedar en anställd för dålig prestation som genomgående har haft positiva prestationsgranskningar kan den anställde väcka talan om att du avskedade arbetstagaren av diskriminerande skäl eftersom det inte finns några bevis för dålig prestation.