Hur skriver jag ett begäran om inkasso?
För att skriva ett brev för inkassering, börja med ett vänligt brev och bli gradvis allvarligare om betalningsmisslyckandet fortsätter.
Om du äger ett litet företag och har en kund som inte har betalat för tjänster eller varor kan det orsaka ditt företag ekonomiska svårigheter och osäkerhet - särskilt om det är ett stort konto. Å andra sidan vill du vara noga med att upprätthålla goodwill och inte förstöra ditt företags rykte i samhället. För att skriva ett brev för inkassering, börja med ett vänligt brev och bli gradvis allvarligare om betalningsmisslyckandet fortsätter. Du kanske kan hitta formulär eller mallar online som du kan använda - se bara till att de uppfyller din stats lagkrav.
Del 1 av 3: skicka ett första brev
- 1Adress och datum ditt brev. Du vill använda ett vanligt affärsformat för ditt brev och adressera det till individen eller företaget som är skyldig dig pengar. Välj datumet noggrant för att matcha det datum du planerar att skicka det - med andra ord, om du inte kan skicka brev till morgonen, använd morgondagens datum.
- Om du adresserar brevet till ett företag vill du vanligtvis adressera brevet till din nyckelkontakt med företaget.
- Vid tveksamhet, ring företaget och fråga vem du ska skicka ett brev för inkasso.
- Tänk på att i vissa större företag kan en annan person hantera förfallna konton än den person som var ansvarig för betalningen i tid.
- Se till att du riktar ditt brev till en viss person, inte en avdelning eller jobbtitel.
- 2Ange detaljer om skulden. Syftet med dessa detaljer är inte att indikera att du antar att personen inte är medveten om att de är skyldiga dig pengar, utan att se till att ni båda är på samma sida angående det skyldiga beloppet och när den senaste betalningen gjordes.
- Du vill åtminstone ta med datumbeloppet, datumet då det uppstod och datumet förfallet. Du kanske också vill beskriva de artiklar eller tjänster pengarna täcker.
- Du kanske vill bifoga alla fakturor, fraktaviseringar eller andra dokument som bevisar att skuldens giltighet är. Se till att du skickar kopior och inte dina original.
- Om du tar med ytterligare dokument i kuvertet, ange i brevet att dessa dokument bifogas och beskriv specifikt vad de är.
- Du vill också nämna om skulden är skyldig eftersom ett tidigare betalningsförsök avbröts, avvisades eller returneras av någon anledning. Dessa situationer gör det mer troligt att din klient helt enkelt har förbisett betalningen.
- 3Behåll en vänlig ton. Eftersom detta är ditt första brev som kräver betalning av skulden, kom ihåg det gamla ordspråket att du fångar fler flugor med älskling. Ge personen personen tvivel om att de helt enkelt förbisett betalningen eller gjort ett ärligt misstag och har all avsikt att betala vad de är skyldiga.
- Undvik anklagelser eller uttalanden som skulle förolämpa din kunds ansvar eller integritet.
- Du kanske vill avsluta ditt brev med ett uttalande om att du är säker på att situationen bara var ett ärligt misstag och att du ser fram emot att få full betalning.
Vid tveksamhet, ring företaget och fråga vem du ska skicka ett brev för inkasso. - 4Maila ditt brev. För ditt första brev är det acceptabelt att använda vanlig post. Även om du kan spåra brevet och veta när det mottogs kan det vara till hjälp, men det kan vara bra att hålla koll på det som skickar ett meddelande i strid med ditt brevs vänliga ton.
- Gör en kopia av brevet innan du skickar det och skapa en fil för all korrespondens relaterad till skulden. Inkludera originalen på alla dokument som du bifogade brevet.
- Bifoga ett kalkylark till filen så att du kan registrera datumen då varje brev skickades och eventuellt svardatum.
- 5Vänta lämplig tid. Ditt första brev innehåller vanligtvis inte en hård tidsfrist, så ge brevet några dagar för att nå klienten och ge dem sedan ytterligare några dagar att svara. Efter en vecka eller två kanske du vill överväga att ringa dem för att checka in.
- Om du har skickat brevet till ett annat företag och har goda förhållanden med en viss person som arbetar där, till exempel en chef, kanske du vill ringa dem.
- Låt dem veta vad som händer och att du har skickat brevet och se hur de svarar.
- Å andra sidan är det fullt möjligt att klienten kommer i kontakt med dig först. Om de bestrider skulden måste du granska dina filer och register för att bekräfta dess giltighet innan du går vidare.
- Om klienten säger att de inte kan betala i sin helhet men vill göra betalningsarrangemang kan du kanske räkna ut något.
- Se till att du skriver något avtal innan du accepterar några pengar i delbetalning från dem.
Del 2 av 3: utarbetande av ett uppföljningsbrev
- 1Dubbelkolla din adressinformation. Om du fick ett otillfredsställande svar på ditt första brev - eller inget svar alls - är det möjligt att du hade fel adress eller kontaktinformation eller att den riktades till fel avdelning.
- Du vill alltid se till att du skickar ditt brev till en viss, namngiven person. Det kan ta några telefonsamtal för att ta reda på vem personen ska vara.
- Om du har att göra med ett större företag kan avdelningen där den enskilde arbetar ha en annan postadress, vilket innebär att ditt första brev skickades till fel plats.
- 2Kontrollera statens tidsfrister för att inge rättegång. Varje stat har en tidsfrist för kommersiell inkasso. Om du tänker väcka talan för att kräva in skulden om den förblir obetald, måste du veta vilken tidsfrist som gäller för din situation.
- Tidsfristen varierar beroende på om du har ett skriftligt eller muntligt kontrakt. Fristen för rättegångar på skriftliga kontrakt kan vara så lång som tio år, men tidsfristen för muntliga kontrakt är bara ett par år i de flesta stater.
- En faktura eller liknande meddelande märkt "betalas vid leverans" anses inte vara ett skriftligt avtal om inte din kund har undertecknat den.
- Tänk på att enligt statlig och federal handelsrätt måste ett avtal om försäljning av varor för mer än 370€ vara skriftligt eller så kan det inte verkställas i en domstol.
För inkassering är borgenären den person eller det företag som pengarna är skyldiga direkt till. - 3Skriv ett fast, men artigt brev. Med tanke på att detta är ditt andra försök att samla in skulden vill du vara mer fast än du var med den första bokstaven. Håll samtidigt din tonvärd professionell och omtänksam för att inte förstöra eventuella framtida affärsförhållanden.
- Ange att det är andra gången du försöker samla in skulden och notera datumet då det första brevet skickades.
- Berätta om samtal eller annat utbyte som har hänt sedan den första bokstaven. Om en delbetalning mottogs vill du notera det.
- Återställ det totala beloppet och beskriv varorna eller tjänsterna för vilka beloppet är avsett som betalning.
- Du kanske vill inkludera ett uttalande om att du uppskattar kundens verksamhet och ser fram emot att arbeta med dem igen, men det är inte möjligt om denna skuld inte betalas.
- 4Förmedla möjligheten till betalningsarrangemang. Om du är öppen för att diskutera alternativa arrangemang för att kunden ska betala vad de är skyldiga dig är ditt uppföljningsbrev det bästa stället att utöka det erbjudandet.
- Samtidigt vill du fortfarande ställa en specifik efterfrågan på exakt hur mycket pengar du vill ha.
- Om du är öppen för förhandlingar, sätt upp det som ett alternativ om din kund inte kan betala beloppet fullt ut omedelbart.
- Du kan till exempel skriva "Vi förväntar oss att vi betalar hela 3730€ vid mottagandet av detta brev. Om det inte är möjligt, kontakta Suzy Sunshine för att diskutera betalningsförfaranden."
- Ange det specifika namnet på en person som klienten ska kontakta, tillsammans med föredragna kommunikationsmetoder. Om du vill ha ett telefonsamtal, ange bara telefonnumret. Om e-post också är acceptabelt, inkludera personens direkta e-postadress.
- 5Ange en tidsfrist för att svara. För ett andra meddelande vill du ge personen ett specifikt datum då du förväntar dig ett svar. Vid denna tidpunkt är skulden redan långt förfallen, och ditt brev bör förmedla en känsla av brådska när det gäller att lösa ärendet.
- En vecka till tio dagar från mottagningsdatumet är normalt en rimlig tidsperiod för att fastställa tidsfristen.
- Stäng ditt brev hjärtligt, men professionellt, med ett uttalande om att du ser fram emot att få situationen löst.
- 6Skicka brevet med certifierad post. Medan du skickade ditt första brev med vanlig post, skickar du brevet med certifierad post med returnerat kvitto som begärts betyder att den person till vilken brevet riktar sig måste underteckna det och du kommer att få ett meddelande om datumet då brevet togs emot.
- Var noga med att göra en kopia av ditt brev till dina register innan du skickar det. Förvara den i filen med ditt andra brev och dokument relaterade till skulden och skriv det datum då du skickade brevet i ditt kalkylark.
- När klienten får ditt brev får du ett grönt kort tillbaka i posten med sin signatur och datum för mottagandet.
- Använd datumet på kvittot för att kalendera den tidsfrist som du anger i ditt brev och lägg kvittot i filen med dina andra poster.
- Om tidsfristen löper ut och du inte hör något från klienten kan du överväga att ringa bara för att följa upp.
Förvara den i filen med ditt andra brev och dokument relaterade till skulden och skriv det datum då du skickade brevet i ditt kalkylark.
Del 3 av 3: gör ditt sista försök
- 1Överväg att konsultera en advokat. Om ärendet inte har lösts efter två insamlingsförsök kan du behöva en advokat för att navigera i systemet och ge dig råd om dina juridiska alternativ för att se till att du får full betalning.
- Om du inte redan har ett förhållande med en företagsadvokat, leta efter en företagsadvokat med erfarenhet av kommersiella transaktioner och inkasso. Du kanske kan få rekommendationer från dina kollegor eller från en lokal företagsorganisation.
- Du kan också hitta erfarna, licensierade lokala advokater genom att besöka webbplatsen för din stat eller lokala advokatsamfund och söka i deras katalog.
- Beroende på ditt förhållande till klienten som du söker betalning från, kanske du vill att en advokat skriver ditt slutliga brev istället för att det kommer från dig.
- Tänk på att om du slutar stämma din klient för att samla in de pengar du är skyldig, kommer detta sista brev att vara ett viktigt bevis.
- Vissa domstolar, särskilt småmålsdomstolar, kräver att du skickar ett begärandebrev som innehåller meddelande om din avsikt att väcka talan innan du kan begära befrielse i domstol.
- 2Kontrollera inkassolagar. Det finns statliga och federala lagar som reglerar de metoder som du kan samla in en skuld på. Även om den federala lagen om rättvis inkasso endast gäller inkassobyråer kan det finnas statliga lagar som styr dina försök.
- När du undersöker lagen, kom ihåg att du i detta sammanhang betraktas som "borgenären", även om du inte nödvändigtvis lånade ut pengar till klienten.
- För inkassering är borgenären den person eller det företag som pengarna är skyldiga direkt till. En samlare skulle vara en inkassobyrå.
- Även om federal lag endast är tillämplig på inkasserare, kan statlig lag också tillämpas på borgenärer som dig själv.
- Vanligtvis kan du väcka talan och få ett domstolsbeslut för de pengar du själv är skyldig. Men kom ihåg att när du väl har fattat en dom till din fördel, måste du fortfarande vidta åtgärder för att verkställa den förordningen - domstolen kommer inte att samla in pengarna åt dig.
- Med tanke på hur mycket tid och pengar som är inblandade i att väcka talan föredrar många småföretag att sälja skuldförpliktelsen till en tredje parts inkassobyrå.
- Även om du inte får det fulla beloppet du är skyldig på det här sättet, ger det dig möjligheten att få en del av det omedelbart utan utlägg av juridiska avgifter och rättegångskostnader. Du kan skriva av resten som en förlust och gå vidare.
- Samtidigt är det värt att notera att du i de flesta stater har rätt att ta ut rimliga advokatavgifter, rättegångskostnader och de kostnader som uppstår för att verkställa domen, samt räntor, om du vinner stämningen.
- 3Bestäm dina nästa steg. Basera på din egen forskning eller ditt samråd med en advokat, ta reda på vilka vägar du tänker gå om klienten fortfarande inte betalar skulden. Ditt val kommer att avgöra hur du skriver ditt brev och vad du inkluderar.
- Om du har beslutat att du vill stämma, borde du förmodligen undersöka domstolsförfarandena innan du sätter dig ner för att skriva ditt brev. Ta reda på vilken information du behöver för ditt klagomål och vad arkiveringsavgifterna kommer att bli.
- Titta på inkassobyråer eller advokatbyråer i ditt område för att få en uppfattning om vilka tjänster de erbjuder och hur de är villiga att arbeta med dig. Beväpnad med denna information kan du fatta ett beslut om hur du bäst ska gå vidare.
- 4Skriv ett kortare brev. Eftersom detta är ditt sista försök att samla in skulden innan du överlämnar ärendet till någon annan (eller till domstolarna), se till att tonen du använder förmedlar hur brådskande situationen är och skickar meddelandet att du menar allvar med att ta ytterligare steg att samla in skulden om den inte betalas omedelbart.
- Om din forskning eller ditt samråd med en advokat visade att statlig lag kräver att ett specifikt språk ingår i ditt brev, se till att dessa uttalanden är närvarande.
- Var fast, men undvik att anklaga eller förolämpa mot klienten. Kom ihåg att ditt brev kan hamna i domstol och läsas av tjänstemän, domare och advokater. Ta inte med språk som senare kan komma tillbaka för att hemsöka dig.
- Håll dig till fakta och håll ditt brev så kort som möjligt. Du har redan bett dem två gånger att betala pengarna. De vet redan att de är skyldiga dig pengarna. Det enda som är kvar är att de betalar.
- Påminn klienten om allt väsentligt som har hänt mellan ditt första brev och skrivandet av ditt slutliga brev.
- Till exempel, om klienten ringde till dig och lovade att skicka en check på hälften av det skyldiga beloppet omedelbart och en annan check för resten nästa månad, men du har bara fått en check, nämn det bytet.
Gör en kopia av brevet innan du skickar det och skapa en fil för all korrespondens relaterad till skulden. - 5Ange en fast tidsfrist. Som du gjorde med ditt andra meddelande vill du ge klienten ett specifikt datum för att svara. Men medan du i ditt andra meddelande helt enkelt ville ha ett svar och angav att du var villig att göra betalningsarrangemang, med ditt slutliga meddelande kommer du att kräva full betalning inom din tidsfrist.
- Som med ditt andra brev är en vecka till tio dagar en rimlig tid. De vet redan om skulden, så det är inte som om du ger dem en relativt kort period att komma med pengarna.
- Undvik att låta förhandlingsalternativet vara öppet i ditt sista brev. Det här är ingen återvändo. Även om du kanske är villig att förhandla fram en lösning med dem, berätta inte för dem det i brevet. Låt dem komma till dig med ett erbjudande.
- 6Förklara konsekvenserna av att inte svara. Låt kunden utan tvekan veta vad du planerar att göra om skulden inte betalas helt till det datum du angav. Men hota inte att göra något som du inte kan eller inte tänker göra.
- Om du har beslutat att väcka talan kan du bifoga ett utkast till det klagomål du tänker lämna in.
- Om du har en advokat som skriver ditt sista brev åt dig kommer de troligen att bifoga ett klagomål, men du kan också göra det på egen hand. Att bifoga ett klagomål kan vara en särskilt effektiv form av hot.
- Om du inte tänker lämna in en rättegång själv men har beslutat att överlämna ärendet till en utomstående inkassobyrå, ange detta tydligt. Du kan få ett bättre svar på det, eftersom att ha ett insamlingskonto i din kreditrapport kan skada din kreditpoäng allvarligt.
- 7Skicka brevet med certifierad post. Ditt sista brev bör också skickas med certifierad post med returnerat kvitto begärt så att du vet när din klient fick brevet. Från det datumet kan du kalendera det datum som du ställer in som betalningsfrist.
- Var noga med att göra en kopia av brevet innan du skickar det, tillsammans med eventuella bilagor.
- När du får tillbaka det gröna kortet och meddelar att brevet har mottagits, börja planera så att om betalningen inte mottas inom den tidsfrist som du angav i ditt brev kan du göra ditt nästa drag omedelbart.
- Att fördröja mer än en dag eller två efter den angivna tidsfristen för att antingen väcka talan eller överlämna ärendet till en inkassobyrå kan skicka meddelandet till din klient att du inte är seriös.
Läs också: Hur jämför jag inteckningsprogram?
Kommentarer (1)
- Det är mycket användbart för mig.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
